Produtividade precisa-se. Como fazer?

Bom dia para todos vocês. Demorei tempo demais para escrever este post por vários motivos. Em primeiro lugar, porque regressei à localização onde estou a desenvolver a minha organização e a expandir o meu negócio, prevendo ficar até próximo do final do ano. Ora sendo essa a minha tarefa principal, vou deixando para segundo plano as outras, tal como escrever no blog, que consome tempo, sobretudo para idealizar o que partilhar convosco.

Por outro lado, sou proprietário rural, detendo e gerindo uma pequena propriedade de família, a qual preciso igualmente de conduzir. E todos sabem que, no campo, acontece de tudo, e de forma inesperada. Apenas para vos dar um exemplo, há dois dias que deixei de ter água, cujos nascentes alimentam toda a propriedade, incluindo as casas de habitação.

Possivelmente a bomba de água, que retira águas do poço/furo e a conduz até casa deve ter queimado, devido ao tempo de utilização, pelo que o abastecimento de água deixou de se fazer. Felizmente que há uns anos foi criado um circuito adicional, para poder estabelecer-me uma ligação à água da rede municipal.

Resultado: Exigência de tempo para gerir tudo e ainda paciência e motivação para pensar no que escrever aqui.

Bom, problemas todos nós temos e o tempo é igual para todos. Por isso, talvez necessite de fazer uma melhor gestão de tempo, ou ser mais produtivo. Como vos transmiti na publicação anterior, passei a desenvolver novos hábitos (ainda estou no início), para que, quando estiverem já bem incutidos (e isto leva o seu tempo), possam conduzir a uma nova rotina. E, esses novos hábitos irão permitir-me (,espero eu), ser mais consistente sendo essa uma dos fórmulas de sucesso em Network Marketing/Marketing de Rede.

Portanto, esta publicação de hoje talvez venha mesmo a propósito, partilhando com vocês 10 dicas de como nos tornarmos mais produtivos e criar Paz de Espírito.

Quem é que conhece alguém que não esteja/seja ocupado?

Bom, a maioria de nós depara-se logo de manhã com calendários bem preenchidos e longas listas de tarefas para desenvolver, nas suas rotinas profissionais e domésticas. Certo? Como fazer, então, para conseguirmos gerir tudo e chegarmos ao fim do dia com aquela sensação de dever cumprido?

1- Escrever (tudo)

E quando digo tudo, refiro-me a todas a tarefas, a todos os compromissos, a tudo o que há para fazer. Desde reuniões até ao simples pagamento de uma compra, tudo deve estar presente numa agenda diária, pois isto evita perder tempo, gastando energia e atenção para nos lembrarmos daquilo que temos de fazer.

Se não quiserem escrever, tomando nota manual das tarefas, existem várias aplicações electrónicas. Contudo, não deixem de registar esses compromissos. Além disso, representa organização na vossa vida.

2- Jogar em Antecipação

A melhor forma de começar o dia é prepará-lo antecipadamente, no final do dia anterior, ou à noite.

Gastar 5 ou 10 minutos do vosso tempo, verificando os compromissos e tarefas do dia seguinte, ajuda e muito a prepará-lo, pois o cérebro passará inconscientemente a programar-se para essas acções, dotando de energia suficiente para ultrapassar as limitações e obstáculos que poderão surgir.

Quais as tarefas que não poderão deixar de ser feitas? Do que precisam ter com vocês, para desenvolver essas tarefas? Que materiais, que produtos precisam, para que tudo corra bem? Quais as três, quatro, cinco tarefas que necessitam de concluir?

Decidir o que precisa de ser feito em primeiro lugar. Olhar para a lista de tarefas e compromissos e decidir se têm de ser feitas por vocês ou se podem delegar em alguém.

Quanto mais ocupado e preenchido for o nosso dia, mais importante se torna efectuar esta análise rápida no fim do dia anterior. Significa que não precisamos de gastar tempo e energias logo pela manhã, decidindo por onde começar e o que fazer, gerando preocupações adicionais (ou aborrecimentos).

3- Realizar primeiro as tarefas mais difíceis

Se bem que eu não concorde com esta dica, pois faço precisamente ao contrário (pelas razões que apresentei no meu post anterior), até a compreendo. Todos nós temos tarefas na nossa listinha que relutamos ou adiamos executar. Há quem chame a isto procrastinação, mas eu penso que é o receio, que nos paralisa.

Talvez seja aquele telefonema bem desagradável que não queremos fazer. Ou o post no blog que adiamos escrever, por não sabermos por onde começar. Ou o tal projecto grandioso que temos receio de desenvolver. Até porque a rejeição está sempre presente, e é efectivamente essa que nós recusamos aceitar.

Seja o que for, acaba por andar a remoer-nos dia após dia com a culpa, desviando a nossa atenção, adiando constantemente para o dia seguinte e depois para o próximo. É tempo de acabar com isto e mentalizar-nos que há tarefas que têm de ser desenvolvidas logo pela manhã. Até porque acredito que dê uma satisfação tremenda poder riscar essa tarefa bem difícil da listinha de compromissos, num dia bem ocupado.

Já eu, faço exactamente ao contrário, como regra geral. Primeiro as tardas mais simples, para ir ganhando coragem e motivação para as mais difíceis. Mas isto sou eu, e não obrigo ninguém a ser como eu. Contudo, o importante é chegar ao fim do dia com a sensação de dever cumprido e satisfação por ter tido um dia produtivo. O sentimento de realização agradece.

4- Desligar as distracções

As distracções são, talvez, o maior inimigo da produtividade, pelas interrupções que induzem. emails, redes sociais, telefonemas e mensagens, amigos e colegas que aparecem para conversar... tudo isto consome tempo e foco, desviando a nossa atenção das tarefas que estamos a executar e desenvolver.

Mas o bom da coisa é que temos o poder de controlar tudo e sermos assim mais eficientes, ou mais produtivos.

Quando temos que dar a nossa maior atenção e foco ao que estamos a fazer, há que criar o ambiente necessário para tal. Desligar redes sociais, desligar o telefone, não consultar emails, fechar as portas e trancarem-se num espaço só vosso. O importante é agendarem blocos de tempo para o desenvolvimento de tais tarefas, sem impedimentos, distracções ou outras tarefas a sobrepor-se.

Por exemplo, quando estou nas minhas apresentações online e workshops, uma das primeiras coisas que faço é alertar para isto, pedindo a todos que desliguem as redes sociais e colocar os dispositivos electrónicos no silêncio.

5- Fazer Pausas

Penso que todos, sem excepção, sabem que o nosso organismo tem limites, relativamente ao tempo em que consegue dedicar atenção e foco a uma determinada tarefa.

Por muito ocupados que estejamos ou sejamos, após um determinado tempo o nosso organismo entra em bloqueio, pelo cansaço. É aí que a produtividade cai a pique, pois estamos emocionalmente esgotados, em termos de energia, para continuar a desenvolver essa tarefa ou outra.

Conhecem a Lei dos Retornos Decrescentes? Então, aplicada à energia emocional, quer dizer que, após um determinado período de tempo, quanto mais nos dedicarmos a uma tarefa, um projecto, um trabalho, menos conseguimos desenvolver, tornando-nos menos eficazes.

Porque não definirmos blocos de tempo para o desenvolvimento e conclusão de tarefas? Porque não estabelecer pausas de 5 ou 10 minutos por cada hora ou duas horas de trabalho? Dar um passeio, tomar água, fechar os olhos, fazer alongamentos, o importante é desviar a nossa atenção do que estamos a fazer, para repor energias. Acreditem que funciona e quando regressam ao trabalho, voltam mais frescos, calmos e com maior rendimento. Rendimento de Trabalho é a medida da Produtividade.

6- Tarefas em Lote

Muitas vezes, o nosso trabalho exige o envio de emails. Em Network Marketing é muito comum, pois há treinamentos a desenvolver, ideias a partilhar com a nossa equipa, ligações telefónicas que precisam de ser feitas, emails a escrever.

Em vez de escrever emails individualmente, e a horas diferentes, porque não agrupar esta tarefa num único lote e executá-la como um todo? Até porque, se os conteúdos forem para a nossa equipa, eles são idênticos a todo o grupo. Nesse caso, poder-se-á substituir o email por uma reunião de equipa, via Skype, ou Zoom.

Definir tempos para ler e responder a emails, ou desenvolver ligações telefónicas importantes, é outra metodologia a aplicar, o que leva a economizar tempo e a melhor a eficiência.

7- Um bom Café da Manhã

Breakfast em inglês e Pequeno-Almoço em Portugal. Não importando como se traduz, o que importa, sim, é que é a refeição mais importante do dia. É ela que nos prepara emocionalmente para o nosso dia de trabalho, pelo que deve ser a mais saudável possível.

Certamente que conhecem a expressão "Corpo São em Mente Sã". Pois pessoas saudáveis são também mais produtivas. Certamente, que serão igualmente bem sucedidas.

8- Façamos Exercício (Físico)

Novamente, um corpo saudável é, naturalmente, mais produtivo. E, novamente, corpo são consequentemente tem uma mente sã. Reparem que o nosso corpo é energia. E energia não deve estar nunca em repouso. A energia é para ser excitada, para que possa atingir outros estados. São as leis da física, meus amigos e amigas. O nosso cérebro, em termos de energia, precisa de ser constantemente alimentado. Quanto melhor alimentado for, mais dopaminas irá induzir a produzir, implicando mais satisfação, e realização. É isto o que significa mente sã.

Não é nenhuma lei ou regra, que nos obrigue a ir malhar, correr, nadar todos os dias e por horas e horas. Na maior parte das vezes basta uma pequena caminhada ou passeio, para que nos sintamos bem e possamos pensar melhor.

9- Delegar

Bom, eu tenho de confessar que detesto pedir ajuda. E tenho um sério problema em conseguir delegar tarefas. Porque não acredito que outras pessoas possam fazer o que eu pretendo da forma como pretendo.

Mas reflectindo bem, isto é o mais natural de acontecer, pois cada qual tem a sua forma de pensar e identidade. E, queira ou não, eu tenho de aceitar isto, pois quem se prejudica sou eu.

No entanto, delegar tarefas e responsabilidades é dos pontos mais importantes quando se trabalha em equipa. Ou, pelo menos, quando se lidera. Nem tudo tem de ser feito por nós, pois é para tal que se constrói uma equipa. Em Network Marketing/Marketing de Rede é ela que nos leva à duplicação. Se queremos fazer tudo, não há qualquer interesse em desenvolvermos uma equipa/rede de elementos. Deixa de fazer sentido a duplicação.

Avaliemos então a nossa lista de tarefas diárias. Analisemos que tarefas e trabalhos podem ser levados a cabos por outras pessoas, libertando tempo para fazermos as que apenas nós podemos fazer?

Por exemplo: como líderes, o nosso trabalho é fazermos apresentações periódicas dos nossos produtos, serviços e, a oportunidade que temos para oferecer ao mundo. Os convites para participar nesses eventos de apresentação poderão ficar a cargo dos elementos da nossa equipa, fazendo o que estiver ao alcance para levar convidados para os eventos.

Olhem à vossa volta e ponderem quem se encontra disponível para a execução de algumas tarefas. um colega, um familiar, amigo ou vizinho? Um(a) colaborador(a) administriv@?

Um dos pontos-chave para a Produtividade é executar apenas aquilo que podemos fazer, dando oportunidade a outros de contribuir desenvolvendo algumas outras tarefas. E é assim que se forma o carácter de Liderança, tão importante em Network Marketing/Marketing de Rede.

10- Dizer "Não"

Quantas vezes assumimos compromissos sem qualquer necessidade? Certamente que, e não poucas vezes, demos por nós a executar uma tarefa que não tem qualquer importância, quer para nós, ou para outra pessoa.

Estará o vosso calendário ou agenda preenchido com apontamentos que não terão resultado positivo algum, ou acrescentam zero à vossa organização ou a qualquer uma outra que não tenha a mais pequena importância para vocês?

Terá o vosso dia sido sabotado pelas prioridades de uma outra pessoa?

Olhem bem para a planificação dos vossos dias e tarefas. Vejam se o vosso não estará ocupado demais por tarefas que não fazem o menor sentido e que, portanto, poderão ser riscadas ainda antes de serem realizadas. Ou se, pelo menos, não poderão ser concluídas numa outra data.

Se alguém vos ligar, ou aparecer à vossa porta a solicitar a vossa participação numa actividade, ponderem e considerem se ela se inclui nas vossas prioridades. Sem que isso, claro, coloque em causa a vossa estabilidade familiar ou profissional.

Se a resposta for negativa, aprendam a dizer "Não". Pratiquem isto. "Obrigado pelo convite, mas não vou aceitar"; "Obrigado por perguntar, mas a resposta é "Não"". "Grato por ter pensado em mim, mas Não"

Não são poucas as vezes em que, na minha actividade de prospecção, eu digo às pessoas "você Não se enquadra naquilo que eu pretendo e procuro", ou "Não vou gastar mais tempo com você".

Alguém uma vez disse: ""Não" é uma frase bastante esclarecedora e completa. Nenhuma explicação é necessária. Apenas "Não"".

Se vocês gostam destas dicas e encontram utilidade nelas, não deixem de as utilizar. Basta uma de cada vez. Vocês irão ver a vossa vida melhorar e muito. No entanto, se gostam disto, manifestem-se, pois os vossos comentários são importantes. E, se acharem que pode ser importante para mais alguém, partilhem com os vossos amigos ou conhecidos. Bem hajam e até ao próximo post,

FGR